Nos formations

Organisation des services

Organiser et optimiser les secrétariats médicaux

Les objectifs

À l’issue de la formation, les participants doivent être capable de :

– Évaluer l’activité et la charge de travail des secrétariats médicaux,

– Identifier les principales problématiques organisationnelles des secrétariats médicaux,

– Optimiser l’organisation et l’efficience des secrétariats médicaux en utilisant notamment les progrès issus de la dématérialisation.

Le public

Cette formation s’adresse à des cadres en charge des secrétariats médicaux, des coordinatrices et référentes de secrétariats médicaux, des contrôleurs de gestion des établissements de santé publics et privés.

Les prérequis

Pas de prérequis particulier.

Le programme

Durée

La durée de la formation est adaptée aux objectifs, au contexte et au public. Prévoir 1 à 2 jours.

Contenu

1. Ouverture de la formation

2. L’analyse de l’activité et l’évaluation de la charge de travail
– Les indicateurs clés de l’activité et le repérage des missions
– Segmentation et analyse de l’activité
– Normes en matière de vitesse de frappe
– Les analyses ciblées de l’activité : volumes d’appels entrant, volume des CR, etc.
– L’analyse de la productivité

3. Effectif et temps de travail
– Calculer et affecter les effectifs en fonction de l’activité
– Les horaires, la gestion des plannings et des effectifs des secrétariats
– La construction de la cohérence des temps dans l’organisation avec les médecins, les soignants

4. Les principales problématiques relatives à l’architecture, aux méthodes et outils
– Architecture et ergonomie des postes de travail
– Les différents outils utilisés et leur impact organisationnel

5. Les différents modèles organisationnels des secrétariats médicaux
– Le secrétariat unique
– Le secrétariat intégré
– Le secrétariat de flux
– Etc.

6. Organiser le secrétariat au regard des parcours patients
– Formaliser et analyser le parcours patient au regard du secrétariat médical
– L’analyse ciblée et l’amélioration du parcours médico-administratif du patient
– Améliorer les étapes et processus clés : entrée, sortie, etc.
– Améliorer le circuit des comptes-rendus
– Les principes organisationnels : secrétariat rattaché à un médecin ou à un parcours patient et flux d’activité, travail en différé ou au fil de l’eau, etc.

7. Les outils d’organisation du secrétariat médical
– Les bonnes pratiques en matière de méthodes de travail
– Le guide d’organisation du secrétariat, les procédures
– Étude de cas

8. Les évolutions du métier de secrétaire médicale
– Les facteurs d’évolution
– L’impact de la dématérialisation et des évolutions techniques
– Quel métier pour demain ?

9. Clôture de la formation

Approche pédagogique

Dans une logique interactive, la formation recours à diverses méthodes pédagogiques : exposés et apports théoriques et méthodologiques de l’intervenant, discussions-débat, exercices d’application et d’entrainement.

Un support est remis aux participants en version électronique.

Les modalités d’évaluation de la formation

La formation fait l’objet d’une évaluation à l’aide d’une fiche. L’évaluation porte sur l’atteinte des objectifs et la satisfaction des participants.

Un compte rendu est produit par le formateur.

Le tarif

De 1600 à 2400 €.

Les modalités et délais d’accès à la formation

2 mois.

L’accessibilité des personnes handicapées

Une organisation systématique est prévue pour favoriser l’accès à la formation des publics atteints de handicap, si besoin.