La construction des roulements, des cycles et la gestion des plannings

Les objectifs

À l’issue de la formation, les participants doivent être capable de :

– Maitriser la règlementation applicable aux cycles et plannings,

– Articuler la gestion des effectifs et la gestion du temps,

– Construire des roulements et cycles en fonction de contraintes diverses (règlementation, effectifs, maquette organisationnelle, attentes des agents, etc.),

– Appliquer une méthodologie de construction des cycles, roulements et de gestion des plannings dans une multitude de cas de figures : personnel à temps plein, temps partiel, roulement avec personnel fixe et non fixe, postes aménagés, plannings croisés, etc.

– Développer des pratiques d’élaboration des roulements, cycles et plannings anticipés afin de faciliter l’organisation du service et l’organisation de la vie extraprofessionnelle des agents,

– Maîtrise les bonnes pratiques en matière de gestion des plannings.

Le public

DRH, directeurs des soins, directeurs d’établissement médico-social, cadres supérieurs et personnel d’encadrement des établissements de santé et médico-sociaux.

Les prérequis

Prérequis compétences : avoir une connaissance minimale du programme Excel.

Prérequis techniques : apporter un ordinateur portable équipé d’une version du logiciel Excel (depuis la version 2010) ou d’une salle informatique (avec les mêmes caractéristiques pour le logiciel Excel).

Prérequis pédagogiques : pour pouvoir réaliser des études de cas à partir des situations professionnelles des participants, prévoir de porter son tableau des effectifs (détaillé par service).

Le programme

Durée

La durée de la formation est adaptée aux objectifs, au contexte et au public. Prévoir de 2 à 4 jours.

Contenu

1. Ouverture de la formation

2. Problématiques et notions de base en organisation et gestion des plannings
– Management, gestion des plannings et travail d’équipe
– Cycles, roulements et plannings, quelles différences ?
– Distinguer conception des roulements et e-gestion des plannings
– La notion de maquette organisationnelle
– Bref rappel règlementaire sur les cycles

3. La construction des roulements et des cycles à partir des maquettes organisationnelles
– Méthodologie générale de conception roulements et cycles à partir des maquettes, en 8 étapes : cadrage sur les contraintes, scénarios de maquettes organisationnelles et calculs des effectifs, scénarios de cycles et roulements, etc.
– L’intégration des logiques verticales et horizontales dans la conception des roulements et des cycles
– L’intégration des absences programmables (CA, féries, RTT)
– La démarche de construction : nécessité d’une approche participative et négociée avec les équipes
– Présentation d’un outil de simulation sous Excel (élaboré par Albédo Conseil) : Simroulement©

4. La construction opérationnelle des roulements et cycles de travail : découverte de la méthodologie au travers d’exercices d’application
– Le cas général de montage d’un roulement : personnel à temps plein
– Les cas temps partiels (mi-temps, autres quotités)
– Le cas des personnels alternants jours et nuit
– Le cas des postes aménagés
– Le personnel avec astreinte
– Le cas des grandes équipes
– La technique des roulements et plannings croisés.
– Les cas complexes : intégrations de contraintes multiples
– Comment intégrer les absences programmables : congés annuels, RTT, fériés

5. Des roulements et cycles à la gestion opérationnelle des plannings
– De la maquette organisationnelle aux roulements et cycles de travail
– La charte de gestion du planning inhérente à chaque roulement et cycle
– Du roulement et des cycles au pré-planning annuel
– La gestion de l’absentéisme, approches, leviers
et bonnes pratiques
– Dialogue social et gestion des plannings
– Gestion des plannings et efficience organisationnelle

6. Clôture de la formation

Approche pédagogique

Dans une logique interactive, la formation recours à diverses méthodes pédagogiques : exposés et apports théoriques et méthodologiques de l’intervenant, exercices d’entraînement, échanges et discussions-débat autour des différentes notions et techniques mais aussi des difficultés rencontrées dans la pratique, travaux en petits groupes. Environ 80 % du temps de la formation est consacré aux exercices et applications pratiques. La démarche pédagogique est progressive.

Un outil de simulation sur Excel des organisations, roulements et cycles (élaboré par Albédo Conseil) est présenté et proposé aux participants : Simroulement©. Cet outil permet un gain de temps considérable pour les cadres (automatisation de nombreux calculs et simulations). Il constitue aussi un outil puissant de dialogue social lors d’un changement d’organisation.

Afin de rendre la démarche pédagogique encore plus active, il est demandé aux participants de venir avec un ordinateur portable ou de travailler dans une salle équipée d’ordinateurs (l’idéal étant d’en avoir au moins un pour deux participants). Il est nécessaire que les ordinateurs des participants soient équipés d’une version Excel datant d’au moins 2010.

Un support est remis aux participants en version électronique ainsi que les outils Excel et un guide d’utilisation.

Les modalités d’évaluation de la formation

La formation fait l’objet d’une évaluation à l’aide d’une fiche. L’évaluation porte sur l’atteinte des objectifs et la satisfaction des participants.

Un compte rendu est produit par le formateur.

Le tarif

De 1600 à 2400 €.

Les modalités et délais d’accès à la formation

2 mois.

L’accessibilité des personnes handicapées

Une organisation systématique est prévue pour favoriser l’accès à la formation des publics atteints de handicap, si besoin.

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